ustawodawstwo, wykorzystanie i zakaz monetyzacji

Urlop w prawie pracy jest dla pracownika okresem płatnego wypoczynku. Funkcją urlopu jest zapewnienie pracownikowi regeneracji sił psychofizycznych, zmniejszenie ciężaru pracy oraz umożliwienie mu poświęcenia się życiu prywatnemu. Jest to prawo gwarantowane przez Konstytucję, która w każdym przypadku musi uwzględniać potrzeby produkcyjne i organizacyjne firmy.

W miesiącach letnich firmy, działy produkcyjne i urzędy zaczynają mówić o wakacjach. Ile i kiedy można zrobić i kto ma ostatnie słowo.

Przeanalizujmy szczegółowo problem.

Święta: ustawodawstwo

Urlop jest niezbywalnym i niezbywalnym prawem pracownika gwarantowanym przez Konstytucję.

Sztuka. 36 w ust. 3 brzmi:

Pracownik ma prawo do cotygodniowego odpoczynku i corocznego płatnego urlopu i nie może się ich zrzec.

Sztuka. 2109 Kodeksu Cywilnego stanowi, że pracownik ma prawo do corocznego płatnego urlopu, w miarę możliwości nieprzerwanego, w czasie ustalonym przez pracodawcę z uwzględnieniem potrzeb przedsiębiorstwa i interesu pracownika. Czas trwania tego okresu jest określony przez prawo, rokowania zbiorowe, zwyczaj lub zgodnie ze słusznością. Przedsiębiorca musi najpierw powiadomić pracownika o okresie ustalonym na korzystanie z urlopu.

Ustawodawstwo (dekret ustawodawczy nr 66/2003) określa okres urlopu, który przypada każdemu pracownikowi na cztery tygodnie w roku.

Tę liczbę godzin należy wykorzystać w określonych terminach, inaczej firma narażona jest na sankcje administracyjne i zwiększone koszty:

• Dwa tygodnie muszą być wykorzystane do 31 grudnia roku naliczania;
• Dwa tygodnie w ciągu 18 miesięcy następujących po roku rozliczeniowym (urlopy naliczone w 2019 r. należy wykorzystać do 30 czerwca 2021 r.).

Układy zbiorowe mogą przewidywać dodatkowe dni urlopu w stosunku do wymaganych prawem czterech tygodni, z których należy korzystać w terminach określonych w samych układach.

Kto decyduje o wakacjach

Do firmy należy decyzja, ile i kiedy pracownicy mogą korzystać z urlopów, biorąc pod uwagę z jednej strony potrzeby produkcyjne i ekonomiczne, a z drugiej osobiste potrzeby pracowników.

Oceniając urlopy letnie, firma musi wziąć pod uwagę bilans urlopowy każdego pracownika i na tej podstawie poinformować go, że musi wykorzystać taką liczbę dni, aby wypełnić zobowiązania prawne lub umowne.

Kto decyduje o urlopach w pracy? Oto, co mówi prawo

Pracodawca musi poinformować w miesiącach wiosennych lub zimowych o oknie czasowym, w którym pracownicy mogą przebywać na urlopach letnich i/lub okresie urlopów zbiorowych z powodu zamknięcia działu, biura lub całej firmy.

Dla większej pewności danych wskazane jest komunikowanie okresu pracy w formie pisemnej, poprzez wywieszenie konkretnego komunikatu na firmowej tablicy ogłoszeń, w holach wejściowych, szatniach lub za pomocą innego narzędzia komunikacji, w tym elektronicznego, takiego jak wiadomości publikowane w zarezerwowany obszar pracownika w portalu korporacyjnym.

Plan urlopowy lub indywidualna prośba pracownika

Z wyjątkiem okresu, w którym firma jest zamknięta, komunikacja dotycząca czasu trwania i rozmieszczenia urlopów może odbywać się różnymi metodami, w zależności od praktyk, wielkości firmy oraz organizacji biur i działów produkcyjnych.

Plan wakacji

Dla dużych firm najlepszym rozwiązaniem może być przygotowanie planu urlopów dla każdego działu i biura z osobna. Wystarczy użyć arkusza Excela z nazwiskami pracowników przebywających na urlopie wskazanymi na każdy dzień. Należy to następnie przekazać kierownictwu firmy lub działowi kadr.

Prośba o WAKACJE

W małych i średnich firmach wystarczy, aby pracownicy zwrócili się pisemnie do pracodawcy o możliwość skorzystania z urlopu, wskazując okres korzystania. Wniosek musi być podpisany przez pracodawcę do odbioru i akceptacji.

Jak to bywa w każdej innej porze roku, pracownik może poprosić o jeden lub więcej dni wolnych, ale ostateczna zgoda nadal zależy od firmy. Nie można korzystać z urlopu bez zgody pracodawcy.

Wnioski o urlop należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, biorąc pod uwagę zakres obowiązków, zobowiązania produkcyjne i szczyty sezonowe, a także osobiste potrzeby pracownika. Ogólnie rzecz biorąc, uważa się za właściwe, aby nie schodzić poniżej tygodniowego okresu wypowiedzenia, chyba że w układzie zbiorowym/zakładowym lub w regulaminie wewnętrznym znajdują się szczegółowe postanowienia.

Zmiany w okresie wakacyjnym

Po ustaleniu indywidualnego okresu urlopowego dla każdego pracownika firma może go modyfikować dla uzasadnionych potrzeb produkcyjnych i organizacyjnych. Powody muszą być skuteczne i realne, aby nie ukrywać zamiaru prześladowczego ze strony firmy lub nieuzasadnionego odmiennego traktowania w stosunku do współpracowników.

Z odpowiednim wyprzedzeniem, zmiany muszą być przekazane na piśmie z podpisem pracownika za potwierdzeniem odbioru.

Wykorzystanie na wakacje

Cztery tygodnie obowiązkowego urlopu, zgodnie z ustaleniami Ministerstwa Pracy, należy wykorzystać w następujący sposób:

• Dwa tygodnie upływające 31 grudnia 2019 r. można również wykorzystać w sposób ciągły na wniosek pracownika;
• Pozostałe tygodnie do wykorzystania do 30 czerwca 2021 r. można podzielić (to samo wystąpienie na dodatkowe dni przewidziane przez CCNL).

Są to jednak proste ogólne wskazówki, które można zignorować lub w każdym razie dostosować ze względu na szczególne warunki pojedynczej rzeczywistości produkcyjnej lub prowadzonej działalności.

Urlop niewykorzystany: warunki użytkowania, kary i odszkodowanie zastępcze

Sankcje za niewykorzystanie urlopu

Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopów obowiązkowych naliczonych w 2019 r. do 30 czerwca 2021 r.:

• Firma jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i socjalne za niewykorzystane urlopy;
• Przewiduje się karę administracyjną na podstawie liczby pracowników, którzy nie wykorzystali urlopu.

W dni urlopowe niewykorzystane na dzień 30 czerwca 2021 r. firma musi naliczyć składki na ubezpieczenie społeczne i socjalne oraz wpłacić je do INPS na formularzu F24 w sierpniu. Załóżmy, że saldo urlopowe wynosi 10 dni, czyli równowartość 500,00 euro brutto. Składki INPS są obliczane jako procent wynagrodzenia, w naszym przykładzie są one ustalone na poziomie 38,21% (obejmują zarówno udział, który ma zapłacić firma, jak i ten, który ma zostać potrącony pracownikowi).

Stosując procent do wartości pozostałych urlopów, uzyskuje się składki INPS równe:

(500,00 * 38,21) / 100 = 191,05 euro.

Będzie to kwota do zapłaty z F24.

Gdy pracownik faktycznie wykorzysta te niewykorzystane godziny urlopu, firma będzie mogła zdyskontować już opłacone składki i potrącić z należnego odszkodowania te należne od pracownika.

Oprócz opłacania składek za niewykorzystane urlopy, spółka narażona jest na administracyjną karę pieniężną w wysokości:

• Kwota podstawowa od 100 do 600 euro;
• Jeśli naruszenie dotyczy więcej niż 5 pracowników lub trwało co najmniej dwa lata, grzywna wynosi od 400 do 1500 euro;
• Jeśli zaangażowanych jest więcej niż 10 pracowników lub jeśli naruszenie trwało co najmniej cztery lata, grzywna wynosi od 800 do 4500 euro.

Pracownik może również żądać naprawienia szkody biologicznej i bytowej spowodowanej nieodzyskaniem energii psychofizycznej i możliwości poświęcenia się życiu prywatnemu, o ile wykaże istnienie szkody i związek przyczynowo-skutkowy z brakiem o korzystaniu z wakacji.

Urlopy na liście płac: zakaz monetyzacji

Zabrania się firmie zmniejszania salda urlopów poprzez likwidację ich w wypłacie bez umożliwienia pracownikowi skorzystania z odpowiadających im dni wolnych od pracy. I odwrotnie, monetyzacja jest dozwolona (na pisemny wniosek pracownika) za dodatkowe urlopy przewidziane układami zbiorowymi pracy i płatnymi urlopami (urlopy w celu skrócenia czasu pracy lub w celu zastąpienia zniesionych dni świątecznych).

Załóżmy, że pracownik ma dodatkowe saldo urlopowe w wysokości 10 godzin plus 8 godzin obniżonego wymiaru czasu pracy (tzw. ROL). Zamiast korzystać z odpowiednich okresów odpoczynku, pracownik składa do firmy wniosek o likwidację godzin z wypłaty. W związku z tym przy pierwszej użytecznej pensji pracownik będzie uprawniony do:

• Wynagrodzenie brutto 1850,00 € (wartość hipotetyczna)
• Urlop niewykorzystany (10 godzin) 150,00 euro brutto +
• Zezwolenia ROL niewykorzystane (8 godz.) 65,00 euro brutto +
• RAZEM opłaty brutto 2.065,00 euro.

Od tej wartości należy odjąć potrącenia na składki INPS płacone przez pracownika oraz podatki.

Oczywiście godziny ustalone na pasku płacowym nie mogą być wykorzystane przez pracownika do powstrzymania się od pracy.