obliczenia, reguły i tabele ACI

Co to są zwroty za przejechane kilometry dla pracowników i jak działają? Przyjmujemy, że podróż jest zdarzeniem, które może mieć miejsce w trakcie trwania stosunku pracy i polega na czasowym przeniesieniu się pracownika do miejsca innego niż to, w którym normalnie wykonuje pracę. Układy zbiorowe, korporacyjne lub indywidualne mogą przewidywać wypłatę określonych kwot, których celem jest zrekompensowanie niedogodności wyrządzonych pracownikowi w podróży służbowej lub zrekompensowanie poniesionych przez niego wydatków na podróż, wyżywienie lub zakwaterowanie.

Opłaty, o których mowa, mają szczególne przeznaczenie, jeśli chodzi o podleganie składkom i podatkom. W rzeczywistości w niektórych przypadkach istnieje próg zwolnienia, w ramach którego firma i pracownik nie są zobowiązani do żadnych opłat na rzecz INPS i Skarbu Państwa.

Aby uzyskać te korzystne warunki, należy spełnić szereg warunków. W szczególności tzw. zwrot kosztów ACI za przejazdy pracowników korzystających z własnych samochodów musi być obliczany na podstawie szczegółowych tabel opracowywanych corocznie przez ACI z uwzględnieniem rodzaju pojazdu.

Przeanalizujmy więc problem szczegółowo.

Podróż na terenie gminy i poza gminę pracy

Przede wszystkim należy ocenić, kiedy przysługuje zwrot kosztów podróży w zależności od tego, czy ma to miejsce na terenie gminy miejsca wykonywania pracy, czy poza nią.

Zwrot kosztów podróży na terenie gminy

Kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu podróży w tej samej gminie, w której znajduje się zwykłe miejsce pracy, podlegają składkom IRPEF i opodatkowaniu.

Z wyjątkiem kosztów transportu potwierdzonych dokumentami wystawionymi przez przewoźnika, takimi jak bilety autobusowe, tramwajowe, taksówkowe i metro.

Zwrot kosztów podróży poza teren gminy

W przypadku podróży poza teren gminy, system składek i podatków jest różny w zależności od sposobu wynagradzania:

• Zwrot pieniędzy na dole listy (tzw. „system analityczny”);
• Wypłata tzw. diety podróżnej Transfer Italy lub system ryczałtowy;
• Wypłata zwrotu kosztów podróży i zwrotu kosztów wyżywienia i/lub zakwaterowania („system mieszany”).

Wyboru między trzema systemami należy dokonać w odniesieniu do całego meczu wyjazdowego. Oznacza to, że nie ma możliwości zastosowania systemu mieszanego za dzień 1, natomiast za dzień 2 nie jest możliwa refundacja na dole listy.

Przelew do Włoch i przelew za granicę: różnice, kwoty i opodatkowanie

Zwroty na dole listy

Firma może zdecydować się na zwrot faktycznie poniesionych wydatków, tzw. „refundację na dole listy”.

W takim przypadku kwoty zapłacone z tytułu kosztów podróży, transportu, wyżywienia i zakwaterowania są zwolnione ze składek i podatków, jeżeli są należycie udokumentowane, ewentualnie:

• Faktura;
• Paragon fiskalny z danymi klienta;
• Pokwitowanie z kodem podatkowym pracownika lub klienta;
• Zbiorczy raport wydatków z załączonymi rachunkami i rachunkami podatkowymi oraz biletami autobusowymi, metrem, taksówkami, tramwajami itp.

Do pewnego limitu nieudokumentowane wydatki (takie jak parking i napiwki) są również zwolnione. W tych przypadkach próg wyłączenia ze składek i podatków wynosi 15,49 euro dziennie, podniesiony do 25,82 dla zagranicy. Przedmiotowe wydatki muszą być analitycznie poświadczone przez pracownika.

Przyjrzyjmy się teraz szczegółowo aspektom związanym ze zwrotem kosztów podróży na dole listy.

Zwrot kosztów kilometrów: tabele ACI

Aby skorzystać ze zwolnienia INPS i IRPEF, zwrot kosztów podróży pracownika korzystającego z własnego samochodu musi zostać określony ilościowo na podstawie specjalnych tabel sporządzanych corocznie przez ACI do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok referencyjny. Za rok 2019 wartości zostały ujawnione konkretnym komunikatem prasowym Urzędu Skarbowego opublikowanym w Dzienniku Urzędowym z dnia 20 grudnia 2018 r.

Tabele dzielą się na:

• Samochody benzynowe w produkcji;
• olej napędowy w produkcji;
• ” benzyna – LPG i benzyna – metan w produkcji;
• ” elektryczne i hybrydowe w produkcji;
• Wycofane samochody benzynowe;
• ” wycofany olej napędowy;
• benzyna – LPG i benzyna – metan wycofany z produkcji;
• wycofane z produkcji pojazdy elektryczne i hybrydowe;
• Pojazdy silnikowe.

W każdej tabeli pojazdy są podzielone według marki, modelu i serii. Koszt za kilometr jest pokazany dla każdego z nich.

Załóżmy przypadek pracownika, którego pojazd według tabel ACI kosztuje 0,52 euro za kilometr. W sierpniu 2019 r. odbyły się wyjazdy poza teren gminy, na której znajduje się miejsce pracy, na łączną odległość 50 km.

Aby skorzystać ze zwolnienia INPS i IRPEF, firma będzie musiała zapłacić wartość równą:

• 0,52 (koszt za kilometr) * 50 (dystans przebyty przez pracownika w miesiącu sierpniu) = 26 euro.

Charakter kosztu kilometrowego ACI

Określony przez ACI koszt za kilometr dla każdego pojazdu uwzględnia koszty ponoszone przez pracownika:

• Proporcjonalne do wykorzystania pojazdu, takie jak koszty paliwa, opon i konserwacji;
• Nieproporcjonalne, takie jak podatek samochodowy i ubezpieczenie.

W szczególności pozycje uwzględnione w kosztach kilometrowych to:

• Kwota amortyzacji kapitału i kwota odsetek;
• ubezpieczenie OC;
• Podatek samochodowy;
• Paliwo;
• opony;
• Naprawy i konserwacji.

Tabele ACI: jak się z nimi zapoznać

Tabele obejmują około 15 000 pojazdów. W związku z tym, aby ułatwić konsultacje, ACI udostępnił na swojej stronie internetowej (pod warunkiem bezpłatnej rejestracji) specjalną usługę obliczania kosztu za kilometr.

Wystarczy wskazać kategorię pojazdu (samochód osobowy, motorower, terenowy/SUV, motocykl, van), markę oraz źródło zasilania. System zaproponuje serię modeli odróżniających modele będące w produkcji (kolor jasnobrązowy) od wycofanych z produkcji (kolor niebieski).

Szczegóły dotyczące kosztu i całkowitej wartości są podane dla każdego pojazdu.

Liczenie kilometrów

Jednak kilometry są zwykle liczone z uwzględnieniem odległości między zwykłym miejscem pracy a celem podróży.

I odwrotnie, jeśli przyjąć kilometry między miejscem zamieszkania pracownika a miejscem podróży, należy rozróżnić:

• Jeżeli odległość przebyta przez pracownika jest mniejsza niż odległość ustalona na podstawie miejsca pracy, zwrot nie podlega opodatkowaniu;
• Jeżeli odległość jest większa, kwoty podlegają opodatkowaniu na podstawie różnicy między wypłaconym zwrotem a zwrotem obliczonym na podstawie odległości od miejsca pracy.

Zryczałtowany dodatek na podróż

Jeśli firma zdecyduje się na wypłatę zryczałtowanego dodatku na podróż, tylko część przekraczająca 46,48 € dziennie (w przypadku podróży we Włoszech) lub 77,47 € dziennie podlega opodatkowaniu dla celów INPS i IRPEF. (w przypadku podróży zagranicznych), bez kosztów podróży i transportu.

Jeżeli wraz z dietą zapewniane jest nieodpłatne wyżywienie lub zakwaterowanie, zwolniona część diety jest zmniejszana o 1/3:

• 30,99 € za podróż na terytorium kraju;
• 51,65 euro za wyjazdy zagraniczne.

Wreszcie, gdy zarówno wyżywienie, jak i zakwaterowanie są zapewniane bezpłatnie, próg zwolnienia zmniejsza się o 2/3, odpowiednio do 15,49 (przejazdy na terytorium kraju) i 25,82 (przejazdy za granicę).

Dodatek na podróż i zwrot kosztów na końcu listy

Oprócz zwrotu kosztów podróży firma może zdecydować o wypłacie zwrotu na końcu listy wydatków na wyżywienie lub zakwaterowanie (lub jedno i drugie).

W odniesieniu do odszkodowania obowiązują limity zwolnień, o których mowa powyżej: 46,48 lub 77,47 za granicą, ale pomniejszone o 1/3 lub 2/3 w przypadku zwrotu kosztów wyżywienia i/lub zakwaterowania.