Blog O Dochodach Pasywnych
Wzrost liczby podpisów elektronicznych był jedną z najważniejszych zmian w sposobie prowadzenia działalności przez ludzi w ciągu ostatniej dekady. Wskaźnik adopcji podpisów elektronicznych rośnie i nietrudno zrozumieć, dlaczego. Jest szybka, wydajna, bezpieczna i wygodna dla obu stron.
Przed przyjęciem podpisu elektronicznego w swojej organizacji konieczne jest zrozumienie jego uwarunkowań. Oto sześć rzeczy, które powinieneś wiedzieć przed przyjęciem podpisów elektronicznych.
1. Wybierz odpowiedniego dostawcę podpisu elektronicznego
Podpisy elektroniczne to skuteczny sposób na usprawnienie przepływu pracy oraz szybkie i łatwe podpisywanie dokumentów. Jednak nie wszyscy dostawcy podpisu elektronicznego są sobie równi. Wybierając dostawcę podpisu elektronicznego, należy pamiętać o istotnych czynnikach.
Najpierw upewnij się, że dostawca oferuje bezpłatną wersję próbną, abyś mógł wypróbować usługę przed jej podjęciem. Profesjonalni dostawcy, tacy jak jSign i podobni usługodawcy, zwykle zapewniają bezpłatny okres próbny trwający od 7 do 14 dni.
Po drugie, sprawdź, czy dostawca integruje się z istniejącym systemem zarządzania dokumentami. Ułatwi to korzystanie z podpisów elektronicznych dla wszystkich dokumentów, a nie tylko kilku wybranych typów. Na koniec przeczytaj recenzje online, aby zrozumieć, jak inni znaleźli tę usługę.
2. Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi podpisu elektronicznego
Podpisy elektroniczne to fantastyczny sposób na usprawnienie procesów biznesowych i transakcji. Są szybkie, wygodne i bezpieczne. Zanim jednak zaczniesz korzystać z podpisów elektronicznych, konieczne jest zrozumienie praw rządzących ich używaniem.
W różnych krajach obowiązują różne przepisy i bardzo ważne jest przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów. Na szczęście możesz wykonać kilka prostych kroków, aby upewnić się, że używasz podpisów elektronicznych zgodnie z prawem. Najpierw zapoznaj się z przepisami obowiązującymi w Twojej jurysdykcji.
Następnie upewnij się, że masz zgodę wszystkich stron zaangażowanych w transakcję przed użyciem podpisu elektronicznego. Wreszcie, prowadź dobre rejestry wszystkich transakcji, w tym podpisów elektronicznych. Wykonując te proste czynności, możesz mieć pewność, że używasz podpisów elektronicznych w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
3. Oceń potrzeby swojej firmy
Zanim użyjesz podpisów elektronicznych w swojej firmie, niezbędna jest ocena Twoich potrzeb. Na przykład, jeśli prowadzisz małą firmę, która ma głównie klientów lokalnych, podpisy elektroniczne mogą nie być potrzebne. Pewnie poradzisz sobie z tradycyjnymi podpisami na papierowych dokumentach.
Z drugiej strony, jeśli jesteś dużą firmą z klientami na całym świecie, podpisy elektroniczne mogą znacznie zaoszczędzić czas. Zamiast wysyłać dokumenty tam iz powrotem, możesz wysłać je elektronicznie. Klienci mogą je podpisywać z dowolnego miejsca, a Ty możesz je bezpiecznie przechowywać online.
Istnieją również względy regulacyjne, które należy wziąć pod uwagę. Jeśli masz do czynienia z poufnymi informacjami, takimi jak dokumentacja medyczna lub sprawozdania finansowe, musisz upewnić się, że Twój system podpisu elektronicznego spełnia wszystkie odpowiednie standardy zgodności.
4. Przeszkol pracowników w zakresie korzystania z podpisów elektronicznych
Jeśli Twoja firma rozważa przyjęcie podpisów elektronicznych, niezbędne jest przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z nich w pierwszej kolejności. Podpisy elektroniczne to wygodny i bezpieczny sposób elektronicznego podpisywania dokumentów, ale mogą być mylące, jeśli nie jesteś do nich przyzwyczajony. Poświęcając czas na szkolenie pracowników w zakresie korzystania z podpisów elektronicznych, możesz zapewnić płynne przejście na tę nową technologię.
Jest kilka rzeczy, które pracownicy muszą wiedzieć o podpisach elektronicznych, zanim zaczną z nich korzystać. Po pierwsze, powinni zrozumieć, że podpisy elektroniczne są tak samo prawnie wiążące jak podpisy tradycyjne. Po drugie, powinni wiedzieć, jak utworzyć ścieżkę audytu swojego podpisu elektronicznego, aby w razie potrzeby wykorzystać go jako dowód w sądzie.
Wreszcie, powinni być świadomi zagrożeń bezpieczeństwa związanych z podpisami elektronicznymi oraz sposobów ochrony przed kradzieżą tożsamości i oszustwami. Gdy Twoi pracownicy opanują te podstawy, będą mogli bez obaw zacząć korzystać z podpisów elektronicznych. A ponieważ podpisy elektroniczne mogą zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy, wszyscy będą zadowoleni z tej zmiany!
5. Rozważ środki bezpieczeństwa i uwierzytelnienia
Zostaniesz poproszony o przedstawienie dowodu tożsamości za każdym razem, gdy chcesz zarejestrować się w Internecie, niezależnie od tego, czy jest to nowe konto e-mail, profil w mediach społecznościowych, czy bankowość internetowa. Pomaga zapewnić, że tylko upoważnieni użytkownicy mają dostęp do konta i że właściciel konta jest tym, za kogo się podaje. Ta sama zasada dotyczy podpisów elektronicznych.
Ponieważ podpisy elektroniczne są mniej namacalne niż podpisy odręczne, przed ich przyjęciem należy koniecznie rozważyć środki bezpieczeństwa i uwierzytelnienia. Jednym ze sposobów na to jest skorzystanie z usługi podpisu cyfrowego, która wykorzystuje uwierzytelnianie biometryczne, takie jak odciski palców lub skanowanie tęczówki.
Zapewnia, że tylko upoważniony użytkownik ma dostęp do konta i że podpis nie może zostać sfałszowany. Inną opcją jest użycie odpornej na manipulacje podkładki do podpisu elektronicznego, która rejestruje nacisk i kąt podpisu, co utrudnia jego kopiowanie.
6. Wdrożyć system śledzenia zmian
Za każdym razem, gdy dokument jest podpisany elektronicznie, konieczne jest śledzenie wszelkich zmian, które są w nim wprowadzane. Dzieje się tak dlatego, że podpisy elektroniczne można zmieniać lub usuwać, podobnie jak podpisy tradycyjne. Wprowadzając następujące zmiany, możesz upewnić się, że dokument jest ważny i że wszystkie zaangażowane strony zgodziły się na najnowszą wersję.
Istnieje kilka różnych sposobów śledzenia zmian w dokumentach za pomocą podpisów elektronicznych. Jedną z opcji jest skorzystanie z usługi oferującej funkcje zabezpieczenia przed manipulacją i audytu. W ten sposób możesz zobaczyć, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentu, a także wszelkie wprowadzone zmiany.
Inną opcją jest przechowywanie kopii wszystkich wersji dokumentów, zarówno podpisanych, jak i niepodpisanych. Może to być bardziej czasochłonne, ale jest to doskonały sposób na zapewnienie, że masz zapis każdej wprowadzonej zmiany.
Na wynos
Podpisy elektroniczne to wygodny i bezpieczny sposób elektronicznego podpisywania dokumentów. Jednak zanim zastosujesz tę technologię, musisz wziąć pod uwagę kilka kwestii, takich jak zgodność, bezpieczeństwo i szkolenie. Poświęcając czas na zaplanowanie, możesz zapewnić płynne przejście na podpisy elektroniczne i maksymalnie wykorzystać to przydatne narzędzie.
