6 Niezbędnych Narzędzi Cyfrowej Kancelarii Prawnej

W ostatnich miesiącach byliśmy świadkami niezwykłego scenariusza, który skłonił większość ludzi do wykonywania swoich czynności online, cyfrowe biura stały się popularne. W każdym razie w dzisiejszych czasach, ze względu na globalizację, jest bardzo mało prawdopodobne, aby nawet duże i fizyczne biura nie miały żadnych działań wirtualnych.

Wiele osób uważa, że ​​wirtualne biuro będzie mogło mieć tylko ze względu na to, że inwestycja jest zwykle niższa, ale tak naprawdę nie powinno to być jedynym kryterium branym pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o otwarciu biura fizycznego lub cyfrowego.

Istnieje również przekonanie, że wirtualne biura wymagają mniej wysiłku: nie wierz w to. Cyfrowy biznes wymaga wiele umiejętności zarządcze i organizacyjne. Oznacza to, że komputer, sieć internetowa i profil na Instagramie nie wystarczą, aby Twój biznes płynął.

Dlatego, aby mieć cyfrowe biuro, które świadczy o profesjonalizmie, należy przemyśleć wiele rzeczy. Każdy, kto myśli, że rozwiązywanie wszystkiego przez WhatsApp jest dobrym sposobem, jest w błędzie, ponieważ wydaje się to bardziej praktyczne.

W całym tekście pokażę Ci główne techniki i narzędzia, które pomogą Ci zbudować i rozwinąć cyfrową kancelarię prawną. Podążaj za mną!

STRESZCZENIE

POZNAJ SWÓJ PROFIL ZAWODOWY: SAMOŚWIADOMOŚĆ

PODSTAWOWE CECHY ZARZĄDZANIA CYFROWYM BIUROM

GŁÓWNE NARZĘDZIA DZIAŁANIA W PRAWNIKU ONLINE

1. Przechowywanie dokumentów

2. Przesyłanie plików

3. Konsultacje i Spotkania Online

4. Cyfrowy podpis dokumentów

5. Strona internetowa z domeną

6. Oprogramowanie zarządzające

WSKAZÓWKA BONUSOWA

KLASA 10

POZNAJ SWÓJ PROFIL ZAWODOWY: SAMOŚWIADOMOŚĆ

Wirtualne biura mogą być bardzo wszechstronne, w końcu zarówno Ty, jak i Twój klient możecie być w dowolnym miejscu na świecie, aby udzielić pomocy. Mówiąc w ten sposób, wydaje się to bardzo proste, prawda? Ale ta kwestia może być dla jednych zaletą, a dla innych koszmarem.

Samoświadomość jest niezbędna do podejmowania decyzji między biurem cyfrowym a fizycznym. Musisz być dla siebie bardzo jasny, kim jesteś, jakie masz umiejętności, cele i typ klienta, do którego chcesz dotrzeć.

PODSTAWOWE CECHY ZARZĄDZANIA CYFROWYM BIUROM

• Organizacja: Bycie zorganizowanym jest kluczem do osiągnięcia sukcesu. To nie dlatego, że w cyfrowym biurze nie widać bałaganu w otoczeniu, że nie trzeba zwracać szczególnej uwagi na to, jak organizujesz dokumenty klienta, swoje materiały, konta, a nawet zespół.

• dziedzina czasu: Kiedy masz zajęcia twarzą w twarz, łatwiej jest stworzyć rutynę i ustalić harmonogramy. Dlatego w cyfrowym biurze zarządzanie czasem wymaga dużej dyscypliny.

• Zdefiniuj lokalizację: Lubię to? Czy moje biuro nie jest cyfrowe? Tak! Nie tak naprawdę możesz po prostu codziennie włączać komputer w pokoju w domu. Konieczne jest posiadanie określonego miejsca, które zrozumiesz jako swoje środowisko pracy, ponieważ często nadal konieczne jest użycie fizycznych materiałów do jakichkolwiek konsultacji. Pamiętaj, aby pozostawić ją reprezentacyjną i schludną.

GŁÓWNE NARZĘDZIA RZECZNICTWA ONLINE

Narzędzia mogą pomóc nam uczynić naszą działalność bardziej płynną i zorganizowaną. Ale nie popełnij błędu: praca tylko z darmowymi narzędziami to za mało. Konieczne jest inwestowanie w oprogramowanie, aby biznes nie stał się nieformalny. Poniżej wymieniłem 6, które uważam za bardzo przydatne.

1. Przechowywanie dokumentów

Chmura jest bardzo ważna do archiwizacji niezbędnych dokumentów procesu. Pamiętaj, aby zapoznać się z regulaminem, w końcu ustawa LGPD musi być przestrzegana i to do Ciebie należy zagwarantowanie bezpieczeństwa wrażliwych danych Twojego klienta. Niektóre opcje to: Dropbox, Dysk Google i OneDrive.

2. Przesyłanie plików

Zanim dokument będzie dostępny i przechowywany, musi dotrzeć do Ciebie lub Twojego klienta. Dlatego istnieją platformy, które są bardziej odpowiednie, aby zapobiec uszkodzeniu pliku lub utracie jakości, takie jak WeTransfer.

3. Konsultacje i spotkania online

Ten aspekt stanowi punkt zwrotny pomiędzy opieką profesjonalną a pielęgnacją amatorską. Istotne jest, aby stworzyć platformę do komunikacji z klientem w ściśle określonym czasie, z określonym łączem dostępowym i na który nie mają wpływu inne funkcje urządzenia.

Rozmowy wideo WhatsApp są pod tym względem mało wydajne, ponieważ jakość nie jest zadowalająca, jeśli jeden z uczestników odbierze połączenie, spotkanie jest zagrożone.

Twój klient zasługuje na to, aby został obsłużony profesjonalnie, bez przerw, poprzez program edukacyjny, który nie ogranicza czasu spotkania, niezależnie od liczby jego uczestników. W takim przypadku świetną opcją jest plan abonamentowy Zoom.

4. Cyfrowy podpis dokumentów

W dzisiejszych czasach nawet podpisywanie dokumentów można bezproblemowo przeprowadzić online. To narzędzie jest bardzo przydatne, zwłaszcza jeśli w trakcie procesu pojawi się potrzeba podpisania dokumentu, dzięki niemu klient nie musi podróżować, aby go dostarczyć. Sam Portal OAB umożliwia bezpłatne podpisanie do 200 dokumentów miesięcznych.

5. Strona internetowa z domeną

Tak jak fizyczne biuro potrzebuje adresu, biuro cyfrowe wymaga adresu elektronicznego. Zainwestuj więc w domenę! Ułatwi to Twojemu klientowi znalezienie Cię i zapoznanie się z ważnymi informacjami, takimi jak Twój adres e-mail, numer telefonu i usługi, które świadczysz.

6. Oprogramowanie zarządzające

Twoja firma musi być usystematyzowana i mieć zarządzanie procesami, klientami i finansami. Oznacza to, że konieczne jest scentralizowanie i zorganizowanie informacji na określonej platformie, aby można było ustalić standaryzację jej usług i ich historię.

WSKAZÓWKA BONUSOWA

Musisz mieć wydajne narzędzie płatnicze!

Jeśli Twoje biuro jest wirtualne, nie ma takiej możliwości odpłatne konsultacje prawne i otrzymać w naturze. Ale jakie metody płatności oferujesz klientowi? Otrzymanie PIX-a i przelewu jest bardzo proste, ale poszukaj banków, które umożliwiają wystawianie pasków i oceń, czy płatność kartą kredytową jest dla Ciebie wykonalna.

Widziałeś? Cyfrowe biuro oprócz dużej dyscypliny wymaga również inwestycji i poświęcenia! Proponowane narzędzia są niezbędne w wirtualnym biznesie, ale mogą być również bardzo przydatne w fizycznym biurze. Którego już używasz w swoim prawie? Powiedz mi w komentarzach do tego posta!